Vilkår og betingelser

Del A – Generelle Vilkår (alle brugere)

1. Parter og definitioner

Disse vilkår og betingelser ("Vilkårene") udgør en juridisk bindende aftale mellem dig ("Brugeren", "du") og:

Rasmussen Solutions
CVR-nr.: 42296244
Skovvej 12, 4622 Havdrup, Danmark
E-mail: kontakt@milepro.dk
("MilePro", "vi", "os")

I disse Vilkår gælder følgende definitioner:

• "Tjenesten" – MilePro-platformen, herunder webapplikationen (app.milepro.dk), backend-API'er, GPS-modtager, mobilapplikationer og tilhørende funktionalitet.
• "Bruger" – enhver fysisk person, der opretter en individuel konto eller tildeles adgang via en Virksomhedskonto.
• "Virksomhedskunde" – en juridisk enhed (virksomhed, forening eller organisation), der indgår aftale med MilePro om brug af Tjenesten (jf. Del C).
• "Administrator" – en person udpeget af Virksomhedskunden til at administrere Virksomhedskontoen.
• "Medarbejderbruger" – en person, der er tilknyttet en Virksomhedskonto af en Administrator.
• "Kørebog" – den digitale registrering af kørselsdata, som Tjenesten producerer.
• "SKAT" – Skattestyrelsen, den danske skattemyndighed.
• "Databehandleraftale" – en separat aftale om behandling af personoplysninger i henhold til GDPR, som indgås mellem MilePro og Virksomhedskunden.

2. Tjenestens formål

MilePro er en AI-drevet kørebog, der hjælper danske privatpersoner og virksomheder med at registrere, dokumentere og indrapportere kørsel i overensstemmelse med SKATs regler for befordringsfradrag og kørselsgodtgørelse.

Tjenesten er et hjælpeværktøj. Brugeren og/eller Virksomhedskunden bærer til enhver tid det endelige ansvar for, at kørselsregistreringer er korrekte, og at indberetning til SKAT sker i overensstemmelse med gældende lovgivning.

3. Accept af vilkår

Ved at oprette en konto, logge ind eller på anden vis anvende Tjenesten accepterer du disse Vilkår. Hvis du bruger Tjenesten på vegne af en virksomhed, erklærer du, at du har bemyndigelse til at binde virksomheden til disse Vilkår samt til Del C (Virksomhedsvilkår).

Hvis du ikke accepterer Vilkårene, må du ikke benytte Tjenesten.

4. Ændringer af vilkår

MilePro forbeholder sig ret til at ændre disse Vilkår. Ved væsentlige ændringer giver vi mindst 30 dages varsel via e-mail eller meddelelse i Tjenesten. Fortsat brug af Tjenesten efter ikrafttrædelsesdatoen udgør accept af de ændrede vilkår.

5. Kontooprettelse og sikkerhed

For at bruge Tjenesten skal du oprette en konto med en gyldig e-mailadresse. Du er ansvarlig for:

• At de oplysninger, du angiver, er korrekte og opdaterede.
• At beskytte dine loginoplysninger mod uautoriseret adgang.
• Al aktivitet, der sker under din konto.

Du må ikke dele dine loginoplysninger med andre, og du skal straks underrette os ved mistanke om uautoriseret adgang.

6. Acceptabel brug

Du må benytte Tjenesten i overensstemmelse med disse Vilkår og gældende lovgivning. Det er ikke tilladt at:

• Anvende Tjenesten til ulovlige formål, herunder bevidst forkert registrering af kørsel med henblik på skatteunddragelse.
• Forsøge at omgå tekniske sikkerhedsforanstaltninger.
• Forstyrre eller overbelaste Tjenestens infrastruktur.
• Reverse-engineere, dekompilere eller på anden vis forsøge at udlede Tjenestens kildekode.
• Anvende automatiserede værktøjer (bots, scrapers) til at tilgå Tjenesten uden skriftlig tilladelse.

7. Immaterielle rettigheder

Alle immaterielle rettigheder til Tjenesten, herunder software, design, logoer, tekst og algoritmer, tilhører MilePro eller vores licensgivere. Disse Vilkår giver dig en begrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig licens til at bruge Tjenesten i overensstemmelse med Vilkårene.

De data, du eller din virksomhed indlæser i Tjenesten (kørselsdata, adresser, notater m.v.), forbliver din eller din virksomheds ejendom.

8. Personoplysninger og databeskyttelse

MilePro behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

Vores privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, anvender og opbevarer personoplysninger. Privatlivspolitikken er tilgængelig på milepro.dk/pages/privacy.html.

For Virksomhedskunder, der benytter Tjenesten med Medarbejderbrugere, gælder desuden en separat Databehandleraftale.

9. GPS-data og lokationsdata

Tjenesten kan indsamle GPS-koordinater via tilsluttede GPS-enheder eller via enhedens lokationstjenester. Lokationsdata anvendes til:

• Automatisk registrering af ture.
• Beregning af kørselsafstande.
• Generering af SKAT-kompatible kørselsrapporter.

GPS-data opbevares i overensstemmelse med SKATs dokumentationskrav og vores dataopbevaringspolitik. Du kan til enhver tid anmode om eksport eller sletning af dine data.

10. Dataejerskab og portabilitet

Du ejer de data, du opretter i Tjenesten. MilePro behandler dine data som databehandler (for Virksomhedskunder) eller som dataansvarlig (for individuelle brugere) i overensstemmelse med GDPR.

Du har til enhver tid ret til at eksportere dine data i standardiserede formater (PDF, Excel). MilePro stiller eksportfunktionalitet til rådighed i Tjenesten.

11. Sletning af data

Du kan anmode om sletning af din konto og tilhørende data ved at kontakte os på kontakt@milepro.dk. Vi vil slette dine data inden for 30 dage, medmindre opbevaring er påkrævet i henhold til lovgivning (f.eks. bogføringslovens opbevaringskrav på 5 år for regnskabsmateriale).

12. Ansvarsbegrænsning

Tjenesten leveres "som den er" og "som den er tilgængelig". MilePro bestræber sig på at levere en pålidelig og præcis tjeneste, men garanterer ikke:

• At Tjenesten er fejlfri eller uafbrudt tilgængelig.
• At GPS-positioner er 100 % præcise under alle forhold.
• At beregninger af kørselsfradrag er i fuld overensstemmelse med den til enhver tid gældende skattelovgivning (brugeren skal selv verificere).

MilePros samlede erstatningsansvar over for dig kan ikke overstige det beløb, du har betalt for Tjenesten i de seneste 12 måneder forud for den skadevoldende begivenhed.

MilePro er under ingen omstændigheder ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tabte data eller følgeskader, i det omfang det er tilladt efter dansk ret.

13. Force majeure

MilePro er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse af forpligtelser som følge af omstændigheder uden for vores rimelige kontrol, herunder naturkatastrofer, krig, epidemier, strømsvigt, internetnedbrud, myndighedsindgreb eller nedbrud hos tredjepartsleverandører.

14. Lovvalg og værneting

Disse Vilkår er underlagt dansk ret. Eventuelle tvister, der udspringer af eller har forbindelse med disse Vilkår, skal afgøres ved de danske domstole med Retten i Roskilde som første instans.

15. Kontakt

Har du spørgsmål til disse Vilkår, kan du kontakte os på:

Email: kontakt@milepro.dk

Del B – Vilkår for Individuelle Brugere (B2C)

16. Abonnementer og betaling

16.1 Gratisversion

MilePro tilbyder en gratis version med basisfunktionalitet. Den gratis version kan have begrænsninger på antal køretøjer, ture eller eksportmuligheder.

16.2 Premium-abonnement

Premium-abonnementet giver adgang til udvidet funktionalitet. Aktuelle priser fremgår af Tjenestens prisside. Abonnementet betales månedligt eller årligt. Ved årlig betaling ydes rabat.

16.3 Fornyelse og opsigelse

Abonnementer fornyes automatisk ved udløb af den valgte periode, medmindre du opsiger inden periodens udløb. Ved opsigelse bevarer du adgang til abonnementets funktioner frem til udløb af den betalte periode.

16.4 Fortrydelsesret

Som forbruger har du 14 dages fortrydelsesret fra tidspunktet for abonnementets tegning i henhold til forbrugeraftaleloven. Ønsker du at benytte fortrydelsesretten, skal du kontakte os skriftligt på kontakt@milepro.dk inden for 14 dage.

16.5 Prisændringer

MilePro kan ændre priserne for abonnementer med mindst 30 dages varsel. Prisændringer træder i kraft ved næste fornyelse af dit abonnement.

17. Brugerens ansvar (individuelle)

Som individuel bruger er du ansvarlig for:

• At korrekt klassificere kørsel som erhvervsmæssig eller privat.
• At kontrollere og godkende registrerede ture, inden de indberettes til SKAT.
• At opbevare dokumentation for kørsel i mindst 5 år i henhold til bogføringsloven.
• At indberette korrekte oplysninger til SKAT.

Del C – Vilkår for Virksomhedskunder (B2B)

18. Indgåelse af virksomhedsaftale

En virksomhedsaftale indgås, når en autoriseret repræsentant for Virksomhedskunden opretter en Virksomhedskonto eller på anden vis accepterer disse Vilkår. Virksomhedskunden indestår for, at den person, der accepterer Vilkårene, har fornøden fuldmagt til at binde virksomheden.

Virksomhedskunden identificeres ved CVR-nummer. MilePro kan kræve dokumentation for tegningsret.

19. Administrator og brugerroller

19.1 Administratorens ansvar

Virksomhedskunden skal udpege mindst én Administrator, som er ansvarlig for:

• Oprettelse, administration og deaktivering af Medarbejderbrugere.
• Tildeling og fratagelse af brugerroller og rettigheder.
• Opsætning af virksomhedens køretøjer, GPS-enheder og integrationer.
• Godkendelse og eksport af kørselsrapporter.
• Sikring af, at Medarbejderbrugere er informeret om Tjenestens funktionalitet og databehandling.

19.2 Brugerroller

Rolle	Beskrivelse
Administrator	Fuld adgang til virksomhedskontoen, herunder brugeradministration, rapportering og integrationer.
Medarbejder	Adgang til at registrere og se egne ture. Kan ikke se andre medarbejderes data.

20. Databehandling og personoplysninger

20.1 Roller i henhold til GDPR

I relation til Medarbejderbrugeres personoplysninger er Virksomhedskunden dataansvarlig, og MilePro er databehandler. Behandlingen reguleres af en separat Databehandleraftale, som indgås mellem parterne.

20.2 Virksomhedskundens forpligtelser

Virksomhedskunden er ansvarlig for:

• At sikre et gyldigt retsgrundlag for behandling af Medarbejderbrugeres personoplysninger (f.eks. interesseafvejning, samtykke eller kollektiv aftale).
• At informere Medarbejderbrugere om, at MilePro anvendes, hvilke data der indsamles (herunder GPS-lokationsdata), formålet med indsamlingen, og deres rettigheder i henhold til GDPR.
• At overholde reglerne for medarbejderovervågning i henhold til dansk ret.
• At behandle anmodninger fra Medarbejderbrugere om indsigt, berigtigelse og sletning af personoplysninger.

20.3 Underdatabehandlere

MilePro anvender underdatabehandlere (sub-processors) til levering af Tjenesten. Den aktuelle liste over underdatabehandlere er tilgængelig på milepro.dk/pages/sub-processors.html. Virksomhedskunden accepterer de anførte underdatabehandlere ved indgåelse af aftalen.

MilePro varsler Virksomhedskunden mindst 30 dage, inden nye underdatabehandlere tages i brug.

21. Dataejerskab (virksomheder)

Virksomhedskunden ejer alle data, som virksomheden og dens Medarbejderbrugere opretter i Tjenesten, herunder kørselsregistreringer, adressedata, notater og rapporter ("Virksomhedsdata").

MilePro erhverver ingen rettigheder til Virksomhedsdata ud over hvad der er nødvendigt for at levere Tjenesten. MilePro kan anvende anonymiserede og aggregerede data til statistiske formål og produktforbedring, forudsat at data ikke kan henføres til Virksomhedskunden eller individuelle Medarbejderbrugere.

22. Multi-tenant dataisolering

MilePro garanterer, at Virksomhedsdata er logisk isoleret fra andre kunders data i Tjenesten. Isolering håndhæves via:

• Unikke virksomhedsidentifikatorer (companyId) på alle datapunkter.
• Adgangskontrol på API-niveau, der forhindrer adgang på tværs af virksomheder.
• Separate autentifikations- og autorisationsmekanismer pr. virksomhed.

Medarbejderbrugere kan kun se data, de er autoriseret til af Virksomhedskundens Administrator.

23. Abonnement og betaling (virksomheder)

Virksomhedsabonnementet prissættes ud fra antal GPS-enheder og tilvalgte moduler. Aktuelle priser fremgår af Tjenestens prisside eller af det individuelle tilbud, Virksomhedskunden har accepteret.

Fakturering sker månedligt eller årligt. Betaling forfalder ved fakturaens udstedelse. Ved forsinket betaling forbeholder MilePro sig ret til at opkræve renter i henhold til rentelovens regler samt at suspendere adgangen til Tjenesten ved mere end 30 dages forfald.

24. Integrationer og API

24.1 Tredjepartsintegrationer

MilePro tilbyder integrationer med tredjepartstjenester, herunder:

• Circle K-integration: Hentning af brændstofkortdata for virksomheder med Circle K-aftale. Denne integration aktiveres kun, når Virksomhedskunden udtrykkeligt vælger det, og kræver, at Virksomhedskunden har en gyldig aftale med Circle K.

MilePro er ikke ansvarlig for tredjepartstjenesters tilgængelighed, datakvalitet eller ændringer i deres vilkår eller API'er.

24.2 Partner API

Virksomhedskunder kan få adgang til MilePros Partner API for integration med egne systemer. Brug af API'et er underlagt følgende:

• API-nøgler er fortrolige og må ikke deles med uautoriserede parter.
• API-kald er underlagt brugsgrænser (rate limiting).
• MilePro kan ændre API'et med rimeligt varsel (minimum 90 dage for breaking changes).
• Virksomhedskunden er ansvarlig for sin egen implementering og integration.

25. Tilgængelighed og driftsstabilitet (SLA)

25.1 Oppetid

MilePro bestræber sig på en oppetid for Tjenesten på minimum 99,5 % pr. kalendermåned, målt på API'ets tilgængelighed (api.milepro.dk). Oppetiden beregnes eksklusiv planlagt vedligeholdelse og force majeure-begivenheder.

25.2 Vedligeholdelse

Planlagt vedligeholdelse udføres så vidt muligt uden for normal arbejdstid (mandag-fredag, 08:00-17:00 CET). MilePro varsler via e-mail eller in-app-besked mindst 48 timer før.

25.3 Fejlhåndtering

Alvorlighedsgrad	Definition	Responstid
Kritisk	Tjenesten er utilgængelig for alle brugere	4 timer (inden for arbejdstid)
Høj	Kernefunktionalitet er væsentligt påvirket	8 timer (inden for arbejdstid)
Normal	Ikke-kritisk funktionalitet er påvirket	2 arbejdsdage
Lav	Kosmetiske fejl eller forbedringsønsker	5 arbejdsdage

Responstid angiver tidspunktet for første kvalificerede respons, ikke garanteret løsning.

26. On-/offboarding af medarbejdere

26.1 Onboarding

Administratoren er ansvarlig for at tilknytte Medarbejderbrugere til Virksomhedskontoen. Ved tilknytning skal Administratoren sikre, at:

• Medarbejderbrugeren er informeret om Tjenestens brug og databehandling.
• Eventuelle nødvendige samtykker eller informationspligter er opfyldt i henhold til gældende lovgivning.
• Medarbejderbrugeren har modtaget nødvendig instruktion i brug af Tjenesten.

26.2 Offboarding

Når en medarbejder fratræder, er Administratoren ansvarlig for at:

• Deaktivere eller fjerne Medarbejderbrugerens adgang til Virksomhedskontoen inden for rimelig tid.
• Eksportere relevante kørselsdata, inden adgangen fjernes, hvis dette er påkrævet af virksomhedens dokumentationspligt.
• Sikre, at GPS-enheder tilknyttet den fratrædende medarbejder overføres eller deaktiveres.

27. SKAT-compliance og dokumentationskrav

Virksomhedskunden anerkender og accepterer, at:

• MilePro er et hjælpeværktøj til registrering af kørsel. Den endelige vurdering af, om kørsel er erhvervsmæssig, og beregning af kørselsgodtgørelse, påhviler Virksomhedskunden.
• Virksomhedskunden er ansvarlig for at opfylde SKATs krav til dokumentation af kørselsgodtgørelse, herunder krav om angivelse af formål, dato, start- og slutadresse, antal kørte kilometer og takst.
• MilePro leverer eksportmuligheder (PDF, Excel) til brug for SKATs dokumentationskrav.
• Virksomhedskunden bør opbevare kørselsregistreringer i minimum 5 år i henhold til bogføringslovens § 10.

28. Erstatning og skadesløsholdelse (virksomheder)

Virksomhedskunden skal holde MilePro skadesløs for ethvert krav, tab eller udgift (herunder rimelige advokatomkostninger), der opstår som følge af:

• Virksomhedskundens brug af Tjenesten i strid med disse Vilkår.
• Virksomhedskundens manglende overholdelse af gældende lovgivning, herunder GDPR, skattelovgivning og arbejdsretlige regler.
• Virksomhedskundens manglende opfyldelse af informationspligten over for Medarbejderbrugere.
• Krav fra Medarbejderbrugere eller tredjeparter som følge af Virksomhedskundens behandling af personoplysninger via Tjenesten.

MilePros samlede erstatningsansvar over for Virksomhedskunden er begrænset til det beløb, Virksomhedskunden har betalt for Tjenesten i de seneste 12 måneder. Denne begrænsning gælder ikke ved grov uagtsomhed eller forsæt fra MilePros side.

29. Aftalens varighed og opsigelse (virksomheder)

29.1 Varighed

Virksomhedsaftalen løber fra acceptdatoen og fortsætter, indtil den opsiges af en af parterne. Abonnementet fornyes automatisk for den aftalte periode.

29.2 Opsigelse

Begge parter kan opsige aftalen med mindst 30 dages skriftligt varsel til udgangen af en faktureringsperiode. Opsigelse sker via e-mail til kontakt@milepro.dk eller via Tjenestens administrationsgrænseflade.

29.3 Ophør — dataeksport

Ved aftalens ophør har Virksomhedskunden ret til at eksportere alle Virksomhedsdata i en periode på 90 dage efter ophørstidspunktet. MilePro stiller eksportfunktionalitet til rådighed i standardiserede formater (PDF, Excel, CSV).

29.4 Ophør — sletning

Efter udløb af eksportperioden (90 dage) sletter MilePro alle Virksomhedsdata, medmindre opbevaring er påkrævet i henhold til gældende lovgivning. MilePro bekræfter sletning skriftligt på Virksomhedskundens anmodning.

29.5 Ekstraordinær opsigelse

Hver part kan opsige aftalen med øjeblikkelig virkning ved væsentlig misligholdelse fra den anden parts side, såfremt misligholdelsen ikke er afhjulpet inden for 14 dage efter skriftligt påkrav.

30. Fortrolighed

Begge parter forpligter sig til at behandle fortrolige oplysninger, som de modtager fra den anden part i forbindelse med aftalen, fortroligt. Fortrolighedsforpligtelsen gælder i aftalens løbetid og 2 år efter aftalens ophør.

31. Hele aftalen

Disse Vilkår (Del A, B og C), sammen med Privatlivspolitikken, Databehandleraftalen og eventuelle individuelle tillægsaftaler, udgør den samlede aftale mellem parterne vedrørende brugen af Tjenesten og erstatter alle tidligere mundtlige og skriftlige aftaler herom.