GDPR og databehandling
Sådan behandler vi jeres data som databehandler
Senest opdateret: 20.10.2026 · Databehandleraftale version 2.2, gælder fra 1. december 2026
Når I bruger MilePro, er jeres virksomhed dataansvarlig, og Rasmussen Solutions ApS (CVR 42296244, Skovvej 12, 4622 Havdrup) er databehandler. Vores pligter står i en databehandleraftale baseret på Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser, som en administrator accepterer elektronisk i MilePro. Her kan I se, hvilke data det drejer sig om, hvor længe de gemmes, og hvem vi bruger som underdatabehandlere.
Læs databehandleraftalen (PDF)
For vores egen behandling af oplysninger om brugere, login og abonnement er vi selv dataansvarlige. Den er beskrevet i privatlivspolitikken. Abonnementsvilkårene står i vilkårene.
Hvilke data behandler vi?
Medarbejdere og førere
Navn, medarbejdernummer, afdeling, stilling, e-mail, telefon og adresse. Login sker via RsConnect; Firebase Authentication udsteder en session til ældre klienter.
GPS-positioner og ture
Bredde- og længdegrad, hastighed, kurs, tænding og spænding fra GPS-enheder i køretøjer. Ture dannes automatisk og kan have start- og slutadresse, kilometer, formål (erhverv eller privat) og rute.
Køretøjer, enheder og brændstof
Mærke, model, nummerplade, stelnummer, køretøjsdokumenter og billeder, enhedens IMEI og SIM-nummer samt transaktioner fra jeres Circle K-konto, hvis I forbinder den.
Logning og følsomme oplysninger
Revisionslog for udvalgte ændringer (tidspunkt, bruger, IP-adresse, handling). MilePro har ingen felter til artikel 9-oplysninger. Positionsdata kan dog afsløre forhold som besøg hos læge eller fagforening, især på ture markeret som private.
Sletning og opbevaring
Når et abonnement ophører, sletter vi jeres data manuelt senest 90 dage efter ophøret efter en skriftlig sletteprocedure og bekræfter det skriftligt til jeres kontaktperson.
| Rå GPS-positioner | Opbevares, så længe abonnementet løber |
| Ture | Opbevares, så længe abonnementet løber. Den dataansvarlige har selv ansvaret for at opbevare kørselsdokumentation efter skatte- og bogføringsreglerne og kan eksportere den |
| Circle K-transaktioner | Opbevares, så længe abonnementet løber |
| Brugere | Opbevares, indtil I sletter dem, eller vi gør det efter jeres anmodning |
| Revisionslog | Opbevares, så længe abonnementet løber |
| Fillagring (køretøjsdokumenter og billeder) | Slettede filer kan genskabes i 30 dage |
Ved ophør sletter databehandleren den dataansvarliges oplysninger manuelt efter databehandleraftalen senest 90 dage efter ophøret og bekræfter sletningen skriftligt til den dataansvarliges kontaktperson. Sletningen udføres efter en skriftlig, intern sletteprocedure, som dækker database (herunder rå GPS-positioner, ture og revisionslog), fillagring og Firebase. Kopier i backup forsvinder derefter af sig selv inden for 7 dage (database) og 30 dage (blødt slettede filer). Før sletning kan den dataansvarlige eksportere ture og rapporter. At slette virksomheden i tjenesten deaktiverer kun enhederne.
Sådan beder I om indsigt eller sletning
Medarbejdere, kunder og kontaktpersoner hos en virksomhed, der bruger MilePro, retter henvendelsen til virksomheden selv, fordi den er dataansvarlig. Skriver I til os, sender vi henvendelsen videre til virksomheden senest 3 arbejdsdage efter, vi har modtaget den. Vi svarer ikke selv på den.
Administratorer kan selv se, rette og eksportere det meste i MilePro. Ture kan eksporteres som PDF og Excel. Rå GPS-data udleveres efter skriftlig anmodning inden for 30 dage. Sletter I virksomheden i tjenesten, markeres den kun som slettet, og enhederne deaktiveres. Data slettes derefter som beskrevet ovenfor. Hvis I har brug for, at vi sletter eller anonymiserer en bruger, sletter hele virksomhedens data eller udleverer data, som tjenesten ikke selv kan eksportere, skriver I til kontakt@milepro.dk fra en administrators e-mailadresse med virksomhedens navn og CVR-nummer og en beskrivelse af, hvad I ønsker. Vi udfører det manuelt inden for 30 dage.
Kontakt
kontakt@milepro.dk
Rasmussen Solutions ApS · CVR 42296244 · Skovvej 12, 4622 Havdrup
Mener I, at vi behandler personoplysninger i strid med reglerne, kan I klage til Datatilsynet: www.datatilsynet.dk.
Underdatabehandlere
Vi bruger disse leverandører til at levere MilePro. Kommer der en ny, sender vi en e-mail til jeres kontaktperson og administratorer med mindst 30 dages varsel, opdaterer listen her og skriver det i ændringsloggen nedenfor. I kan gøre indsigelse inden for varslet.
| Navn | Formål | Placering | Overførselsgrundlag | Opdateret |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure)One Microsoft Place, Leopardstown, Dublin 18, Irland | API (Container App), PostgreSQL, GPS-modtager (Container Instance), fillagring af køretøjsdokumenter og billeder (Blob). Adresseopslag og kørselsafstand ud fra GPS-positioner (Azure Maps, EU-endpoint eu.atlas.microsoft.com) | EU – North Europe (Irland). Fillagring: Denmark East (Danmark). Azure Maps: EU | Data opbevares i EU. Eventuel support- og driftsadgang fra tredjelande: SCC i Microsofts Products and Services Data Protection Addendum | 20.10.2026 |
| Google Cloud EMEA Ltd. (Firebase)Dublin, Irland | Ældre bruger-, virksomheds- og køretøjsdata (Firestore), Functions, sessioner til ældre klienter (Firebase Authentication) | Firestore og Functions: EU. Firebase Authentication: USA | Firestore og Functions: data i EU. Firebase Authentication og eventuel adgang fra USA: DPF (Google LLC) og SCC i Googles Cloud Data Processing Addendum | 18.10.2026 |
| Google Cloud EMEA Ltd. (Firebase Cloud Messaging)Dublin, Irland | Push-notifikationer til Android-enheder (push-token og beskedtekst) | Globalt, herunder USA | DPF (Google LLC) og SCC i Firebase Data Processing and Security Terms | 18.10.2026 |
| Onomondo ApSKøbenhavn, Danmark | Mobilforbindelse (SIM) for GPS-enheder. Positionsdata passerer Onomondos net | Onomondos platform hos AWS og IBM Cloud | EU-selskab. Onomondos egne underleverandører uden for EU er omfattet af "passende foranstaltninger" efter Onomondos DPA §8.4 | 18.10.2026 |
| Mailgun Technologies, Inc. (Sinch)Texas, USA | E-mail (alarmer, rapporter, invitationer) | EU – Mailguns EU-region | Indhold behandles i EU. Konto- og afsendelsesdata kan tilgås fra USA: DPF og SCC i Sinch' DPA | 18.10.2026 |
| 650 Industries, Inc. (Expo)Californien, USA | Push-notifikationer (alarmer og ture), videresendes til Google og Apple | USA | DPF og SCC (modul 2) i Expos vilkår | 18.10.2026 |
| Netlify, Inc.San Francisco, USA | Hosting af web (app.milepro.dk) | Globalt CDN | DPF og SCC i Netlifys DPA | 18.10.2026 |
| Cloudflare, Inc.101 Townsend St, San Francisco, CA, USA | Proxy foran www.milepro.dk og app.milepro.dk. Trafikken passerer igennem | Globalt netværk | DPF og SCC i Cloudflares Customer DPA | 18.10.2026 |
| OpenStreetMap Foundation (kortfliser, tile.openstreetmap.org)Storbritannien | Kortvisning. Modtager brugerens IP-adresse og kortudsnit. Der findes ingen databehandleraftale | Storbritannien og Holland | Storbritannien: Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse. Ingen aftale | 18.10.2026 |
| Google (Google Fonts) | Levering af skrifttyper til webappen. Google modtager brugerens IP-adresse. Der findes ingen databehandleraftale | Globalt | Ingen aftale | 18.10.2026 |
DPF = EU-US Data Privacy Framework (afgørelse (EU) 2023/1795). SCC = Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914). Vi kontrollerer mindst én gang om året, at DPF-certificeringerne er aktive, og at leverandørernes databehandleraftaler indeholder SCC.
Jeres egne forbindelser og andre modtagere
Circle K er den dataansvarliges egen leverandør af brændstofkort og selvstændig dataansvarlig. MilePro henter data fra Circle K på den dataansvarliges instruks. Circle K er derfor ikke underdatabehandler.
Leveringskanaler og opslag, der ikke er underdatabehandlere:
- Apple (Apple Push Notification service) leverer push-beskeder til iOS-enheder. Apple tilbyder ingen databehandleraftale for tjenesten. Databehandleren sender kun push-token og en kort beskedtekst uden følsomme oplysninger.
- Dataforsyningen (Klimadatastyrelsen) og nummerplade.net modtager kun søgeteksten (adresse eller nummerplade).
Stripe (abonnementsbetaling) behandler kun databehandlerens egne kundeoplysninger. Her er databehandleren dataansvarlig, og Stripe beskrives i privatlivspolitikken.
Ændringslog
| 20.10.2026 | Version 2.2: Adresseopslag og kørselsafstand flyttet fra Geoapify til Microsoft Azure Maps (EU). Geoapify er ikke længere underdatabehandler. |
| 19.10.2026 | Version 2.1: sproglige præciseringer. |
| 18.10.2026 | Databehandleraftale version 2.0 og denne side erstatter version 1.0 (april 2026) og siderne Databehandleraftale og Underdatabehandlere. Listen er udvidet til alle leverandører, der faktisk behandler data. Circle K er jeres egen leverandør og er ikke længere opført som underdatabehandler. Eksisterende kunder får besked pr. e-mail til virksomhedens administratorer. For dem gælder version 2.0 fra 1. december 2026, medmindre de gør indsigelse inden da. Nye kunder accepterer version 2.0 ved oprettelse. Se tidligere version 1.0 (gældende indtil 30.11.2026). |
Skabelon: information til medarbejdere
Ikke en del af aftalen. I udfylder felterne i [ ] og udleverer skabelonen til medarbejderne senest, når funktionen tages i brug (artikel 13).
GPS i [Virksomhed]s køretøjer
[Virksomhed], CVR [nr.], har GPS-enheder i [køretøjer/maskiner] og bruger MilePro, leveret af Rasmussen Solutions ApS, til at registrere kørsel.
Hvad registreres: køretøjets position, hastighed, tænding og tidspunkt, mens [tændingen er slået til / hele tiden]. Ud fra det dannes ture med start- og slutadresse, km og rute. Ture knyttes til dig, når du er sat som fører.
Formål: kørebog og kørselsgodtgørelse, dokumentation over for SKAT, flådestyring og [tyverisikring/sikkerhed]. GPS-data bruges ikke til [at vurdere din kørestil / at følge dig uden for arbejdet].
Privat kørsel: [Privat kørsel er ikke tilladt] / [Ved privat kørsel skal du markere turen privat. [Rolle] kan stadig se turens rute].
Grundlag: [databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 / art. 6, stk. 1, litra f og c].
Hvem ser data: [roller]. Leverandøren og dennes underleverandører, se [link].
Hvor længe: [periode, som virksomheden har besluttet. Kørselsdokumentation typisk 5 år efter bogføringsloven].
Dine rettigheder: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse. Kontakt [navn/e-mail]. Du kan klage til Datatilsynet.